【タイムマネジメント】時間管理を徹底しろ

アメリカ合衆国建国の父であるベンジャミン・フランクリンは「Time is money.」という格言を残し、「人生において時間がいかに大切なものであるか」を説くと共に「時間を損失することは利益を損失することである」と主張していました。

1日24時間という時間は誰にでも平等に与えられている共通の資源です。本稿ではその時間管理（タイムマネジメント）の重要性について紹介します。

時間を守っているか？

皆さんは時間を守っていますか？普段は守っている様に感じているかもしれませんが、こんな経験はありませんでしょうか。

  数年に一度、会社に遅刻してしまう時がある。
  会議時間丁度に間に合わなかった。会議終了予定時間を過ぎてしまった。
  資料や提出物の納期を過ぎてしまった。

一つ一つは大したことではないかもしれませんが、収入最大化のために周りから評価される人材になるうえでは、全てきっちりと守ることが非常に大切です。

「同僚も同様だし、上長も許してくれるから気が緩んで数年に一度遅刻してしまう」、「周りも会議時間丁度に来ていないから少しぐらい遅刻しても良い」、「きっと重要性は高くないから納期が過ぎてからでも提出すれば問題ない」、これらの考えは全て間違いです。一流のビジネスマンを目指すのであれば、小さいことから時間を厳守することの重要性を学んでいただきたいと思います。

タイムマネジメントの重要性

タイムマネジメントが出来ないと残念ながら下記の様な悪い評価を受けるリスクがあります。

  ビジネスに対する意識が低く信用出来ない。
  納期通りに仕事が出来ず、タスク管理能力が低い。
  先読みして段取りすることが出来ない。

特に理由もなく会議に遅刻する人、納期通りに仕事が出来ない人は「そういうレベルの人」と見做され信用や評価を得ることは出来ません。周りが同様だからと、同じレベルで仕事をしていては抜きん出て昇進することは絶対に出来ません。

会社では上級管理職の人程、分刻みのスケジュールで動いています。10時～11時の会議であれば11時には別の大事な予定が入っているものです。そんなスケジュールの中、「平気で会議に遅刻する人」、「結論が出ないからと簡単に会議を延ばそうとする人」が評価されることはありません。

会議に遅刻する人、平気で延長する人は出席者全員の時間をも無駄にしていることを肝に銘じていただきたいと思います。多くの経営者は数値を意識しています。会議参加人数が10人の会議で終了が10分延長したら、合計100分の業務時間ロスと人件費ロスが生まれています。毎日積み重なればそのロスは大きく膨れ上がることになります。

タイムマネジメントの徹底方法

時間を守ることが最終的なゴールですが、まず誰でも簡単に始められる大切なことは「時間を守ることを意識する」ことです。強く意識すれば自ずと行動も変わります。

絶対に始業時間に遅刻しないことを意識すれば、前夜の行動や寝る時間を考慮することでしょう。私はなにも不可抗力も許容しないと言うつもりは毛頭ありません。自然災害や電車の運休で止むを得ず遅刻することはあるでしょう。しかし、平時より道が混んでいたから程度であれば、ある程度の事前予測や余裕を持った行動によりリスク回避するのもタイムマネジメントの大切な能力だと考えます。

会議開始時間を軽視し遅れて行くのは論外ですが、終了時間まで意識している方は意外と少ないのではないでしょうか。一つの理由は自分が意識せずとも、会議開催者がファシリテートすべきと他責にすることで責任に鈍感になってしまっている部分もあるかと思います。

この考え方も誤っており、会議の時間管理は全参加者が意識すべき内容です。意識しているからこそ、時間内に最終アウトプットを出すためにどんな時間割で進めれば良いのか、生産性の高い順序や速度で協力することが出来るのです。これを意識出来ていない人は、時間が押しているにも関わらず蛇足や本論から外れた自らの興味に基づいた議論を続け、参加者からひんしゅくを買ったり評価を下げたりします。

では、時間内に会議が終了出来ない場合はどうすればいいのでしょう。まず、参加者全員が時間管理を意識し、優秀な会議ファシリテーターがいれば何等かの形で最終アウトプットまで持っていくことが出来る場合が大概です。もし、どうしても結論が出なかった場合、延長するのではなく日程を改めるべきです。

前述した様に、優秀なビジネスパーソン程事前にスケジュールは詰まっているので、基本的に会議の延長はすべきではありません。私の経験でも、何の断りも入れずに平然と会議を延長して議論を続ける参加者もいますが、次の予定がある参加者の迷惑を全く考えていないことになります。また、会議延長を許容するとそのルーズな時間管理を間接的に許容したことにもなり、今後の社内会議でもメリハリのない議論が続く社風を誘発しかねません。

提出物や業務の納期については先読みして段取りをするタスク管理能力が必要です。せっかく有用な分析や資料を作成しても納期に間に合わなければ全て無駄になるリスクもあります。納期に間に合わせて実施することがトータルの実行力としてビジネスには求められます。

まず、納期を意識し工数を計算することで逆算でスケジュールを立案する様にしましょう。タスクは並行して複数ある場合が多いので、タスクの数分のスケジュール管理が肝要です。苦手であれば、必ずリスト化して記載しながら管理すべきです。依頼されたタスクを忘れてしまう人、結果的に納期に間に合わない人は残念ながら信頼されませんし、高い評価を得ることは出来ません。

工数と業務量によりどうしても納期に間に合わないケースもあるかと思います。その場合、出来る限り事前に上長に相談する様にして下さい。会社では責任感を持った人が評価されますので、納期が過ぎてから思い出した様に報告していては自分の仕事に責任感がないと判断されてしまいます。

納期遵守にリスクが出た時点で上長に相談し、優先順位や対策の協議をする様にしましょう。業務の進捗等も上手く報連相することで、例え納期に間に合わないケースが出たとしても、トータルでは責任感を持っていることが伝わり、信頼を得たり高い評価にも繋がります。

また、スケジュール管理はある程度余裕を持って立てることをお勧めします。業務や私生活を含め、ミスが起こり易いのは急いでいる時や焦っている時です。納期ギリギリで間に合わせるために作業をしてしまうと、どうしても焦りが生じるので、ミスやパフォーマンス不足に繋がります。アウトプットの質の高さは評価上重要になりますので、余裕を持って作業することは大切です。

 時間捻出法については下記記事で紹介しています。